di Manuela Cuman5.1.1.1 Sapere cosa è un database.
Un database relazionale è un archivio elettronico che gestisce una grande quantità di informazioni, strutturate sotto forma di tabelle (ognuna relativa a uno stesso argomento) correlate tra loro tramite relazioni.
Il database è in grado di gestire il contenuto di tali tabelle seguendo diverse chiavi di ricerca e consente di rendere agevole l’ordinamento, la ricerca e l’estrapolazione delle informazioni raccolte.
Il database usato per gestire rubriche telefoniche, elenco dei libri (prestiti e restituzioni) di una biblioteca.
Il vantaggio quindi di un archivio elettronico è la possibilità di ordinare l’elenco in base a diversi criteri di ricerca (interrogando quindi l’archivio mediante delle query).
5.1.1.2 Conoscere la differenza tra dati e informazioni.
Un dato è un qualsiasi generico valore (numero o alfabetico), quando ai dati vengono associati dei significati allora quei dati si trasformano in informazioni.
Esempio : 3 scritto su un foglio, Diventa informazione nel momento in cui io scrivo esercizio 3.
5.1.1.3 Sapere come è organizzato un database in termini di tabelle, record e campi.
Un database è un file che può contenere molti oggetti situati nella barra degli strumenti di Access.
A ogni oggetto presenta una sua determinata funzione:
Tabelle, costituiscono l’elemento primario di ogni database e consentono l’inserimento dei dati per la formazione di un archivio.
Query, hanno il compito di interrogare l’archivio, permettendo di eseguire ricerche ed estrapolazioni sui dati memorizzati nelle tabelle tramite dei criteri definiti dall’utente. Esempio: ho un elenco di nomi, cognomi e date di nascita. Voglio sapere quanti sono i ragazzi/e sono nate nel mese di gennaio ecco come farò:
- Tabella con le informazioni.
Ora faccio una query , interrogando la tabella, e impostando come criterio tutti i /le ragazzi/e nati/e in gennaio.
I PASSAGGI:
1. creo la query mediante visualizzazione Struttura.
2. carico l’unica tabella a disposizione e faccio click sul pulsante chiudi posto all’interno della videata.
3. caricata la tabella nella finestra di sfondo, clicco sulla barra del titolo della tabella creata e trascino la tabella nella prima voce: campo.
4. inserisco come criterio del campo data: Like "*/01/19*" (questa scrittura vuol dire che: prendo in considerazione qualsiasi giorno del mese 01 dell’anno 19e qualcosa. Ho usato gli asterischi in quanto si definiscono caratteri jolly, e in modo particolare l’asterisco permette di indicare più caratteri.).
Maschere, che attraverso un’interfaccia grafica consentono di aggiungere e consultare dati, aggiornandoli, filtrarli, e di effettuare ordinamenti e calcoli.
Report, permettono di stampare i dati inseriti nelle tabelle e quelli ottenuti dalle interrogazioni presentandoli con il layout personalizzato.
Pagine, Macro, Moduli sono oggetti che permettono di creare pagine di accesso ai dati del database, di renderne automatici alcuni passaggi e di programmarne alcune funzioni.
5.1.1.4 Conoscere alcuni degli indirizzi più comuni di database di grandi
dimensioni, quali: sistemi di prenotazione aerea, dati della Pubblica Amministrazione, dati di conti correnti, dettagli di pazienti in ospedali.
I beni più preziosi presenti in un'azienda sono i dati contenuti e trattati nei propri data base. Ciò vale, a maggior ragione, anche per le Pubbliche Amministrazioni. le informazioni gestite dai sistemi informativi pubblici costituiscono una risorsa definita anche dalla Presidenza del Consiglio "di valore strategico per il governo del Paese".
Gli esempi che confermano l’importanza della tutela dei dati in possesso delle PA, possono essere molti. Basti pensare ai dati anagrafici, fiscali e tributari dei cittadini, che potrebbero essere conosciuti e capiti da aziende e poi essere illegalmente trattati o rivenduti (sotto forma di profili perfettamente personalizzati) a società di marketing e comunicazione.
Altri tipi di dati molto preziosi in possesso di enti pubblici e che potrebbero fare gola a molti, sono ad esempio le cartelle cliniche degli ospedali o tutti i dati di natura sanitaria. Tenendo conto che la linea di tendenza attuale e per il prossimo futuro è quella di informatizzare tali dati, aumentano esponenzialmente i rischi di sicurezza relativi alla gestione.
5.1.2.1 Comprendere che ciascuna tabella di un database dovrebbe contenere dati relativi a un solo argomento.
La tabella è l’elemento primario di ogni database ed è utilizzata per inserire dati.
La struttura della tabella si presenta così:
la struttura della tabella mostra essa con i campi distribuiti in righe, in cui è possibile:
-definire il tipo di dati da inserire (Testo, Memo, Numerico, Data/Ora, Valuta, Contatore, Si/No, Oggetto OLE, Collegamento ipertestuale, Ricerca guidata).
-affiancare una breve descrizione;
-aggiungere, cancellare, modificare i campi e le loro proprietà.
Prima di fare una breve descrizione delle voci sopra citate, vorrei precisare il concetto di campi e record.
I campi vengono visualizzati in colonne e i record sono costituiti da righe.
Il campo è ogni singolo dato contenuto in una tabella, ovvero, un specifico elemento di informazione.
Il record è un insieme di campi che definisce in modo completo l’informazione a cui si riferisce.
5.1.2.2 Comprendere che ciascun campo di una tabella dovrebbe contenere un solo dato.
Ogni singolo campo di una tabella deve contenere un solo dato.
5.1.2.3 Comprendere il contenuto di un campo è associato ad un tipi di dato adeguato, quale: testo, numero, data/ora, si/no.
LE CARATTERISTICHE DEI TIPI DI DATI:
Testo Testo(nome, cognome, città..), insieme di testo e nnumeri(indirizzi, CF), o numeri non suscettibili a calcoli (numeri di telefono, CAP..) può contenere fino a 255 caratteri.
Memo Testo lungo formato anche da numeri, utilizzato per le descrizioni, commenti.
Numerico Cifre che saranno oggetto di calcolo; possono essere rappresentate in diversi modi: byte, intero, intero lungo, precisione singola..
Data/Ora Cifre di data e ora con possibilità di rappresentazione dall’anno 100 al 9999.
Valuta Cifre, precedute dal simbolo di valuta,euro o altri simboli.
Contatore Numero sequenziale univoco, gestito da Access, a incremento automatico per ogni record aggiunto alla tabella e non può essere aggiornato.
Si/No Dato che può assumere un solo dei due valori previsti.
Oggetto OLE Oggetto collegato incorporato in una tabelle (immagine,foglio di Excel)
Collegamento ipertestuale Indiretto di un sito Web o collegamento ipertestuale a un file (link).
Ricerca guidata Consente di aggiungere dati alla tabella prelevandoli da un’altra attraverso una casella di riepilogo combinata.
Definito il tipo di dato memorizzabile in un determinato campo, il programma ne attribuisce automaticamente le proprietà, ovvero gli attributi che posso essere modificati dall’utente.
5.1.2.4 Comprendere che ai campi sono associate delle proprietà quali: dimensione, formato, valore predefinito.
LE PROPRIETA’:
Dimensione campo Lunghezza massima di un campo Testo o del tipo numerico per un campo numerico.
Formato Imposta l’aspetto dei dati, tipologie di visualizzazione di campi contenti valori numerici, date, valute.
Etichetta Il nome che si desidera assegnare a un campo, come titolo.
Valore predefinito Valore inserito in automatico ogniqualvolta si crea un nuovo record.
Posizioni decimali Assegna il numero di cifre decimali di un campo numerico.
Richiesto Impostando Si, l’utente non potrà passare al record successivo se non specifica un valore per questo campo.
Valido se Si indicano regole di validazione, ovvero stabilisce dei limiti ai dati da immettere.
Messaggio di errore Specifica il testo, definito dall’utente che il programma mostrerà in caso di immissione di dati che non rispettino le regole di validazione.
5.1.2.5 Sapere che cosa è una chiave primaria.
La chiave primaria è un insieme minimale di attributi che identifica univocamente le tuple all’interno della tabella.
Quando si effettuano delle consultazioni su grandi archivi è possibile trovare situazioni di omonimia, per esempio nomi e cognomi uguali, di dati duplicati che possono rendere dubbia l’informazione reperita. Per evitare questo, bisogna in fase di strutturazione di una tabella, che ogni record inserito possa essere individuato in maniera univoca ovvero che includa almeno un campo dove inserire valori non replicabili.(esempio nelle scuole, il numero di matricola).
Questo campo creato deve essere impostato come chiave primaria, per identificare in modo univoco il record a cui è legato.
5.1.2.6 Sapere che cosa è un indice . capire come permette di accedere più rapidamente ai dati.
L’indice attribuito che viene utilizzato dal programma per localizzare velocemente il campo a cui è associato.
Le operazioni di ricerca su campi indicizzati sono di tipo casuale, quando il sistema reperisce direttamente il dato richiesto, mentre si definisce ricerca sequenziale quando questa aumenta i tempi di risposta.
Nel momento in cui si definisce la chiave primaria, viene definito automaticamente dal programma l’indice.
La ricerca dei dati avviene sulla base del campo chiave primaria. È possibile assegnare un indice anche ad altri campi sui quali si prevede di eseguire frequenti interrogazioni in quanto tale attributo rende più veloci le operazioni di ricerca.
5.1.3.1 Capire il motivo principale per creare relazioni tra tabelle di un database è minimizzare la duplicazione dei dati.
Inizio con il dare una definizione di relazione:
le relazioni consentono di costruire insiemi di dati(record logici), aggregando campi appartenenti a tabelle diverse.
La prima regola da rispettare nella strutturazione di un database è di assicurarsi che ogni tabella memorizzi un numero limitato di campi. Ciò evita la perdita delle informazioni, facilita gli aggiornamenti.
La relazione serve per correlare le tabelle attraverso un campo comune tra loro.
5.1.3.2 Capire che una relazione viene costruita legando un campo univoco di una tabella ad un campo di un’altra tabella.
Prima di avviare la procedura per la creazione di una relazione, bisogna chiudere qualsiasi tabella aperta, e rispettare 3 condizioni necessarie:
1. nelle tabelle da correlare deve essere presente un campo comune;
2. uno dei due campi deve essere chiave primaria di una delle due tabelle, questo è riconoscibile perché convenzionalmente si antepone il prefisso ID al nome del campo
3. i campi devono essere dello stesso tipo (il campo contatore deve contenere i numeri progressivi 1, 2,3,4,5,6,.. che etichettano ogni record, ed è compatibile con un campo numerico).
Per creare le relazioni bisogna fare clic sull’omonimo pulsante posto sulla barra degli strumenti,
oppure selezionare Relazioni dal menu strumenti.
Se nel database non è stata definita alcuna relazione, quando si attiva il comando Relazioni, Access visualizza la finestra di dialogo mostra tabella.
Nella scheda tabelle selezionare dall’elenco i nomi delle tabelle che si vogliono correlare, e per ciascuno fare clic su aggiungi; al termine fare clic su Chiudi.
Per definire una nuova relazione, trascinare il campo di chiave primaria dalla tabella sul corrispondente campo nell’elenco dell’altra tabella.
Quando si rilascia il mouse, Access attiva la finestra modifica relazioni che permette di aggiungere o cambiare le caratteristiche di una relazione.
Nella finestra “Modifica le relazioni” viene indicato il tipo di relazione ottenuta in base ai campi correlati.
Per mantenere la corrispondenza tra le tabelle si può attivare l’opzione APPLICA INTEGRITA’ REFERENZIALE.
L’integrità referenziale è una funzione con cui Access garantisce che ogni record della tabella correlata corrisponda opportunamente a un record della tabella primaria.
L’integrità referenziale è un sistema di regole che si impediscono l’aggiunta, l’eliminazione o la modifica dei dati in una tabella, perché tali modifiche possono causare problemi a una relazione.
Dopo aver definito la relazione fare clic su CREA.
I TIPI DI RELAZIONE:
nella finestra relazioni le linee che congiungono i campi indicano le relazioni create tra le tabelle. Si possono creare tre tipi di relazioni:
1. Uno –a- uno, ogni record della prima tabella è correlato a un solo record della seconda tabella, e viceversa.
2. uno – a-molti, un singolo record della prima tabella è correlato a più record della seconda tabella (le tabelle sono collegate sul campo chiave primaria della prima tabella e sulla chiave esterna nella tabella di molti)
3. Molti- a-molti, un record in ogni tabella è correlato a più record nell’altra tavella. Questo tipo di relazione viene impostato scomponendo la relazione in due relazioni Uno-a-molti, ovvero collegando i campi chiave nelle due tabelle da correlare a una terza tabella, contenente solo i campi chiave.
5.1.4.2 Sapere che l’inserimento di dati, la gestione dei dati e il recupero delle informazioni vengono effettuati dagli utenti.
Il primo passo da compiere nell’organizzazione delle informazioni in un database, per poterle utilizzare efficacemente e senza problemi, è una pianificazione corretta.
Le fasi di lavoro di un database si possono sintetizzare in quattro tappe:
1. pianificazione, ossia definire gli obiettivi del database in funzione delle proprie esigenze di lavoro con uno schema su carta;
2. strutturazione , che consiste nello strutturare il database stabilendo le categorie di informazioni e le relazioni che dovrà contenere;
3. inserimento dei dati nella struttura predisposta, i dati inseriti dall’utente;
4. utilizzazione, ossia ricerca, estrazione e organizzazione dei dati inseriti secondo le proprie esigenze.
5.2.1.1 Aprire, chiudere un’applicazione di database.
Access è un programma del pacchetto applicativo Microsoft Office.
Per avviare Access è possibile:
- Start/tutti i programmi/Microsoft Office/Microsoft Access;
- Start/tutti i programmi/Microsoft Access;
- Se si dispone il collegamento sul desktop, fare doppio clic sull’icona dell’applicazione Access.
All’avvio del programma la finestra che appare mostra per default la barra del titolo, la barra dei menu, la barra degli strumenti e il riquadro attività provvisto di link che permettono di aprire un database esistente, di crearne uno nuovo ; è identificato da una propria barra del titolo che può essere chiuda dal pulsante Chiudi.
Ci sono diversi modi per chiudere il programma di Access:
- sulla barra del titolo fare clic sul pulsante Chiudi con la X rossa.
- Dal menù File selezionare Esci
- Sulla barra del titolo fare clic con il tasto destro e dal menu rapido scegliere Chiudi
- Sulla barra del titolo fare clic sull’icona (chiave) e scegliere Chiudi
- Da tastiera premere la combinazione di tasti Alt + F4
5.2.1.2 Aprire, chiudere un database
Aprire un database significa aprire un file di Access per visualizzarne il contenuto, ovvero gli oggetti in esso creati: tabelle, maschere, query e report.
Ogni oggetto che si apre nel database si visualizza all’interno di una finestra propria, con la barra del titolo e i 3 pulsanti di dimensionamento.
È importante sapere che se si agisce sul pulsante X Chiudi presente sulla barra del titolo della finestra del programma si chiude Access e vengono chiuse anche le finestre di database (file) e oggetti (tabelle , report) aperti.
Facendo clic sul pulsante X Chiudi della barra del titolo del database (file), si chiude il file e anche le finestre degli oggetti aperti, ma la finestra del programma rimane aperta e quindi Access è ancora attivo.
Facendo clic sul pulsante X Chiudi presente sulla barra del titolo dell’oggetto, si chiude solo l’oggetto.
Rimangono aperte le finestre del programma Access e del database. Access e il file sono quindi attivi.
APRIRE UN DATABASE DI ACCESS si esegue nella finestra Apri, la quale può essere attivata seguendo diversi percorsi:
o Da riquadro attività facendo clic sul nome del file, se presente nell’elenco, oppure operando sul link Altri file..
o Dalla barra degli strumenti Standard facendo clic sull’icona Apri.
o Da menu File selezionando Apri; se si tratta di un file aperto recentemente, fare clic sul suo nome visualizzato nella parte inferiore del menu per aprirlo direttamente;
5.2.1.3 Creare un nuovo database e salvarlo all’interno di un’unità disco.
Aprendo il programma Access, le procedure di salvataggio sono legate alla fase di creazione iniziale del database.
Qualunque delle due voci in Crea nuovo database portano subito a un salvataggio, la finestra seguente sarà: Salva nuovo database.
5.2.1.4 Mostrare, nascondere le barre degli strumenti. Minimizzare, ripristinare la barra multifunzione.
La finestra di Access mostra, oltre alla barra dei menu una barra degli strumenti Database. Dal comando Visualizza /barre degli strumenti/ si può scegliere la barra Web, o selezionando la voce Personalizza ( la possibilità di scelta a nostro piacimento).
La presenza del segno di spunta accanto al nome indica che la barra è già attiva, per eliminarla basta semplicemente eseguire la stessa operazione con cui è stata attivata, ovvero fare un clic con il mouse sul suo nome.
Dal menu Visualizza/Barre degli strumenti/ Personalizza
Si attiva una finestra da cui è possibile aggiungere pulsanti a una barra o crearne una nuova.
5.2.1.5 Usare la funzione di Guida in linea(help) del programma.
La funzione di Guida in linea (help) del programma serve per risolvere dubbi, o avere delle informazioni specifiche su determinate procedure .
Per mostrare o attivare l’assistente di Office, dal menù ? (Guida) scegliere la voce “mostra l’assistente di Office; per disattivarlo fare clic sull’immagine con il tasto destro e scegliere la voce Opzioni, e disattivare la spunta presente dalla voce “utilizza l’assistente di Office” e confermare con OK.
Esistono ancora tre modi per accedere alla funzione di Guida in linea:
1. L’utilizzo del ? presente sulla barra degli strumenti
2. fare clic sul menù ? e fare clic sulla voce Guida in linea Microsoft access
3. oppure ancora premendo semplicemente il tasto F1 presente sulla tastiera.
Anche la Guida in linea presenta aree su cui è bene saper muoversi:
area sinistra dove vengono mostrate 3 schede, rispettivamente:
sommario
Ricerca libera
Indice
L’area destra invece visualizza link per avere informazioni di vario genere
Anche nella guida in linea è presente una barra degli strumenti, formata quindi solo da simboli capibili facilmente dalle immagini ( e nel caso non si sanno, basta avvicinarsi all’immagine con il puntatore del mouse e viene fuori un’etichetta che specifica il nome).
La barra degli strumenti fornisce vari controlli per la visualizzazione e l’utilizzo delle informazioni.
Nella scheda sommario gli argomenti come possiamo vedere nell’immagine sono suddivisi per categorie precedute da un’icona a forma di libro.
Facendo doppio clic sull’icona, l’argomento viene espanso e si può visualizzare l’elenco dei temi contenuti.
Selezionando una delle voci presenti nel contenuto, le informazioni sull’argomento vengono visualizzate nel riquadro destro della finestra.
Nella scheda Ricerca libera si può ottenere l’aiuto su questioni specifiche, inserendo nella casella domande la parola da cercare.
La scheda indice viene utilizzata per cercare un tema in particolare, inserendo una parola chiave su uno specifico argomento.
5.2.2.1 Aprire, salvare e chiudere una tabella, una query, una maschera, un report.
Le tabelle si creano con: “Crea una tabella in visualizzazione struttura”
E si chiudono con la X della finestra che indica la tabella e appare una videata che ci chiede se vogliamo salvare le modifiche apportate, nel momento in cui selezioniamo SI, Access ci trasmette a video un’altra finestra con già un nome Tabella1, e possiamo chiamarla come vogliamo poi confermiamo su ok.
Le query si aprono con :”Crea una query in visualizzazione struttura” e vedi passaggio 5.1.1.3.
La maschera si crea con :” Crea una maschera mediante una creazione guidata” e si apre una finestra con tutti i passaggi da seguire.
Si salva sempre con il medesimo modo.
Il report permette la stampa.
DEFINIZIONI:
La tabella è l’elemento primario di ogni database, viene costruita per contenere l’archivio dei dati su cui, in seguito è possibile eseguire operazioni di estrapolazione, stampa ..
Le query consentono l’interrogazione mirata del database.
La query permette di effettuare delle estrapolazioni di qualunque genere (semplici e complesse) su tutti i dati contenuti nelle tabelle o in altre query che costituiscono il database. Danno delle risposte immediate.
La maschera è un’interfaccia grafica che permette di consultare e di inserire i dati in modo semplice e agevole. Può consentire anche ricerche, ordinamenti e calcoli con dati ottenuti da una o più tabelle. Con la creazione delle maschere si possono limitare i campi che possono essere visti o modificati.
Il report permette di presentare le informazioni del database(tabelle e query) e di riepilogare i dati impostandoli in un formato adatto alla stampa.
Nei report possono essere inserite delle immagini e dei grafici.
5.2.2.2 Cambiare modalità di visualizzazione di una tabella, una query, una maschera,un report.
TABELLA:
VISUALIZZAZIONE STRUTTURA:
mostra la struttura della tabella. I campi distribuiti in righe costituiscono i campi, mentre nel passaggio in visualizzazione le righe costituiscono i record.
Nella struttura della tabella si definiscono:
i nomi dei campi
il tipo di dati che dovranno contenere e una breve descrizione (quest’ultima facoltativa)
il campo chiave primaria
le proprietà che ogni campo deve avere (dimensione,Valido se…)
N.B. una tabella precedentemente creata contenente già dei record è possibile aggiungere ulteriori campi o rimuoverne alcuni.
FOGLIO DATI:
la visualizzazione del foglio di dati, visualizza tutto il contenuto, ovvero i record della tabella.
In questa modalità è possibile effettuare:
l’inserimento di nuovi record
ordinare i record rispetto a un campo
filtrare i dati
nascondere campi o eliminarli
applicare formattazioni al testo o al layout della tabella (come per esempio il colore del carattere, la larghezza delle colonne).
QUERY:
VISUALIZZAZIONE STRUTTURA:
la finestra, è divisa in due parti.
Nella parte superiore vengono visualizzate le tabelle o questi cu cui si basa l’interrogazione. Nella parte inferiore viene definita la query: è definita una griglia in cui inserire i campi, anche di tabelle diverse, da includere nell’interrogazione, per ognuno è possibile stabile dei criteri precisi.
VISUALIZZAZIONE FOGLIO DATI:
in questa visualizzazione vengono mostrati i risultati della ricerca appena effettuata. Vedi passaggio 5.1.1.3.
MASCHERE:
VISUALIZZAZIONE STRUTTURA:
le maschere si creano in modalità struttura, la maschera permette di modificare, aggiungere, eliminare controlli ( questi rappresentati da caselle di testo).
In questa modalità è possibile modificare la disposizione e le proprietà dei campi e dei controlli.
VISUALIZZA MASCHERA:
visualizza i campi e i record con il tipi di layout impostato in fase di creazione di essa.
In questa fase è possibile :
inserire nuovi record
modificare o eliminare record
ordinare i record rispetto a un campo
filtrare i dati.
REPORT:
VISUALIZZAZIONE STRUTTURA:
mostra il report in cui è possibile modificare, aggiungere o eliminare campi e controlli, raggruppare i livelli..
ANTEPRIMA DI STAMPA:
visualizza i report così come sarà stampato.
5.2.2.3 Eliminare una tabella, una query, una maschera, un report.
È semplicissimo, prendiamo in esame la tabella:
selezioniamo la tabella, tasto destro e selezioniamo la voce Elimina
oppure selezioniamo la tabella, dal menù modifica selezioniamo la voce Elimina.
5.2.2.4 Navigare tra i record di una tabella, di una query, di una maschera.
Per navigare tra i record di una tabella e di una maschera esistono dei pulsanti di navigazione che consentono di muoversi tra i record e permettono di posizionarsi su uno specifico record e di inserirne nuovi.
I pulsanti di navigazione sono posti nella parte inferiore della finestra della tabella e della maschera.
In alternativa si può andare nel menù Modifica e selezionare la voce Vai e si aprirà un menu a tendina con primo, ultimo, successivo, precedente e Nuovo record (quest’ultimo attivabile anche con la combinazione di dati CTRL ++).
5.2.2.5 Ordinare i record di una tabella, modulo, risultato di una query, in ordine numerico crescente o decrescente, e in ordine alfabetico crescente o decrescente.
Per ordinare una tabella in ordine alfabetico crescente o decrescente bisogna selezionare il campo da ordinare e fare clic sulla barra degli strumenti scegliendo rispettivamente uno dei due pulsanti .
Per ordinare una query in ordine crescente o decrescente bisogna:
1. creare la query mediante visualizzazione struttura
2. selezionare la tabella da caricare e fare clic su aggiungi e poi fare clic su aggiungi.
3. caricare le voci della tabella su cui effettuare una ricerca mirata (oppure inserire tutte le voci e poi togliere il segno di spunta presenta nella riga Mostra )
4. per ordinare la tabella, si possono selezionare il campo da ordinare e nella voce ordinamento scegliere crescente o decrescente.
Il modulo è uno degli oggetti del database di Access e rappresenta un insieme di dichiarazioni e routine scritte con il linguaggio Visual Basic (VB)memorizzate come una singola unità.
5.3.1.1 Inserire, eliminare record in una tabella.
Per costruire l’archivio si procede con l’inserimento dei dati, ovvero con la creazione dei record che costituiscono la tabella.
Per inserire i record si deve passare dalla visualizzazione struttura alla visualizzazione foglio dati, l’inserimento del record è possibile:
- fare clic nel campo della riga successiva
- premere invio o il tasto tab o utilizzare i tasti direzionali
- fare clic sul pulsante di navigazione tabella * Nuovo record
- oppure dal menu modifica/vai/nuovo record.
Per cancellare un record è possibile:
- posizionarsi in uno qualsiasi dei suoi campi e da menu Modifica selezionare Elimina record oppure ciccare sul pulsante X posto sulla barra degli strumenti.
- Selezionare il record facendo clic sul pulsante selettore di record, e poi fare clic con il tasto destro del mouse e scegliere Elimina record o Canc.
- Posizionare il cursore all’interno del record e da menu Modifica scegliere selezionare record e premere canc.
5.3.1.2 Inserire, modificare, eliminare dati in un record.
Per modificare dati o inserirne di nuovi bisogna aprire necessariamente la tabella in visualizzazione Foglio dati.
Per posizionarsi in un campo è possibile fare clic all’interno con il mouse oppure utilizzare le combinazioni di tasti.
COMBINAZIONE TASTI COSA FA:
tab o invio Nel campo destro
Shift + tab Nel campo a sinistra
Home
Nel primo campo del record in cui si è posizionati
Fine Nell’ultimo campo del record in cui si è posizionati
Freccia in su Nello stesso campo del record precedente
Freccia in giù Nello stesso campo del record successivo
Ctrl + freccia in su Nello stesso campo del primo record della tabella
Ctrl + freccia in giù Nello stesso campo dell’ultimo record della tabella.
Ctrl + home Nel primo campo del primo record della tabella
Ctrl + fine Nell’ultimo campo dell’ultimo record della tabella.
Per inserire dati in un record:
1. aprire la tabella da modificare
2. fare clic nel campo desiderato e digitare il testo e premere Tab per spostarsi nel campo successivo.
Per modificare dati in un record:
i dati inseriti in una tabella possono essere modificati e in base alla rettifica che bisogna apportare è necessario procedere alla selezione con una delle seguenti modalità:
1. posizionarsi sul bordo della cella e quando il mouse assume la forma di croce selezionare il contenuto.
2. fare clic a sinistra del primo carattere da modificare, tenendo premuto,trascinare il mouse per selezionare una parte del contenuto di una cella.
3. fare doppio clic su una parola.
4. ricordarsi dopo aver effettuato la modifica di salvare effettuando il salvataggio dal menu Record e scegliere Salva record.
Per eliminare dati contenuti in un record:
1. aprire a tabella in visualizzazione Foglio dati
2. selezionare i record da eliminare
3. premere Canc oppure operando con il menu Modifica e scegliere la voce Elimina.
5.3.2.1 Creare e assegnare un nome a una tabella e specificarne i campi con i relativi tipi di dati, quali: testo, numero, data/ora, si/no.
Per la soluzione del testo :
Vedi Punto 5.1.2.3
5.3.2.2 Applicare le proprietà dei campi , quali: dimensione del campo, formato numerico, formato data/ora, valore predefinito.
Per la soluzione del testo :
Vedi Punto 5.1.2.4
5.3.2.3 Creare una regola di validazione per numeri, data/ora, valuta.
L’impostazione delle regole di validazione nei campi consente e garantisce che i dati immessi rispettino il criterio stabilito.
Le regole di validazione si impostano nella tabella in visualizzazione struttura: occorre posizionarsi nel campo in cui si desidera stabilire la regola, e nell’area proprietà campo scheda Generale, procedere in questo modo:
1. in un campo di tipo Testo è possibile limitare il numero massimo di caratteri immessi; per esempio se vogliamo definire il CAP si può definire la dimensione 5. se vengono inseriti dei valori superiori a 5 Access riconosce che stai scrivendo una zona dove si ha superato il carattere massimo stabilito , per modificare passare dalla visualizzazione in Foglio dati a quella in struttura e al posto di 5 scrivere un valore più grande.
2. in un campo di tipo Numerico o Valuta si può stabilire che possano essere accettati solo valori uguali o superiori a una determinata cifra e in caso di errore visualizzare un messaggio di avviso all’utente. Il messaggio si errore si digita il messaggio andando nella proprietà campo alla voce Messaggio errore.
3. in un campo di tipo Data/ora è possibile limitare l’inserimento di date relative a uno specifico periodo.
5.3.2.4 Comprendere le conseguenze quando si modificano i tipi di dati, le proprietà dei campi di una tabella.
Le dimensioni di un campo definiscono la quantità di byte che il programma rende disponibili per quel campo.
Quando si procede con la modifica di un campo è necessario prestare molta attenzione perché :
- l’aumento del valore inserito in Dimensione campo non crea problemi.
- Una diminuzione provoca solo un troncamento della parola, e quindi una perdita dei dati che superano il nuovo limite imposto.
5.3.2.5 Definire un campo come chiave primaria.
Appena si attribuisce a un campo la chiave primaria, Access provvede a modificarne le proprietà, ovvero a indicizzare il programma (crea un indice rispetto a quel campo)e lo vincola a non ammettere duplicati ( dati presenti in quel campo non possono ripertersi.
Se la chiave primaria non può garantire la non duplicabilità, la chiave primaria può essere anche associata a un set di campi.
5.3.2.6 Indicizzare un campo con, senza duplicati.
Quando si indicizza un campo è possibile scegliere se possa ammettere o meno duplicati. La procedura per indicizzare un campo con, senza duplicati avviene nel seguente modo:
- nella barra degli Oggetti fare clic su Tabelle, selezionare la tabella desiderata e fare clic sul pulsante Struttura.
- Posizionarsi nel campo da indicizzare o fare clic sul relativo pulsante selettore di riga.
- In proprietà campo, scheda Generale, fare clic nella riga Indicizzato, attivare il pulldown scegliere Si (Duplicati ammessi) per indicizzare il campo consentendo che al suo interno si ripetano dati uguali o Si (Duplicati non ammessi) per indicizzare il campo e non permettere l’inserimento di valori ripetuti.
5.3.2.7 Inserire un campo in una tabella esistente.
Per inserire un campo in una tabella già esistente bisogna:
1. selezionare la tabella e poi tasto destro e scegliere la voce Visualizza struttura.
2. operare sul pulsante selettore di record selezionare la riga al di sopra della quale inserire il nuovo campo; fare clic poi con il tasto destro del mouse e selezionare la voce Inserisci righe (oppure andare sul menu Inserisci/righe)
3. digitare il nome da assegnare a nuovo campo , specificare il tipo di dato e nelle proprietà, nella scheda Generale assegnare le proprietà desiderate.
5.3.2.8 Modificare l’ampiezza delle colonne di una tabella.
Per modificare l’ampiezza delle colonna è necessario aprire la tabella in Visualizzazione Foglio Dati.
Ecco come procedere per modificare le colonne:
1. aprire la tabella in formato Visualizzazione foglio dati
2. puntare il mouse nell’intestazione di colonna e quando assume la forma di una freccia nera fare clic per selezionare la colonna
3. da menu Formato scegliere la voce Larghezza colonne.
4. digitare il valore desiderato, oppure fare clic su Adatta per adeguare la larghezza della colonna alla cella con il contenuto più lungo.
5. fare clic su OK per confermare le scelte.
Si può modificare l’ampiezza di una colonna operando sull’elemento separatore.
Per modificare l’ampiezza di una colonna posizionare il mouse dell’elemento separatore di colonna, e quando il puntatore assume la forma di una barra verticale con la freccia a doppia punta premere il tasto sinistro e trascinare fino al punto desiderato e rilasciare.
5.4.1.1 Usare il comando di ricerca per trovare una parola, un numero, una data specificati in un campo.
Nelle tabelle così come per le maschere la ricerca di una singola informazione o di tutte le sue ricorrenze avviene utilizzando il comando trova.
La procedura per fare ciò è la seguente:
1. Selezionare la tabella desiderata e aprila
2. dal menu Modifica selezionare il pulsante Trova o premere la combinazione di dati CTRL + T.
3. Digitare il termine da ricercare e impostare i criteri nelle caselle:
- cerca in per limitare la ricerca al campo in cui si trova il cursore o espanderla a tutti i campi di cui si compone la tabella.
- Confrontare per cercare quanto digitato come:
- parte del campo (restituirà tutti i campi che includono la parola inserita nella casella Trova)
- Campo intero (restituirà tutti i campi che contengono esattamente il testo digitato)
- Inizio del campo (che restituirà tutti i campi che iniziano con la parola digitata nella casella Trova).
4. Fare clic su Trova successivo per ottenere la selezione della prima occorrenza del dato; operare nuovamente su questo pulsante per trovare le successive. Se non trova niente Access mostra un messaggio di avviso con il quale informa che non sono stati trovati elementi.
Importante con il comando Trova l’utilizzo di caratteri jolly.
Il comando trova proibisce l’uso di operatori logici quali <, > o =.
5.4.1.2 Applicare un filtro ad una tabella, maschera.
In una tabella o maschera i filtri permettono di decidere quali record visualizzare e quali nascondere e il risultato della selezione può anche essere salvato attraverso la creazione di una query.
Il filtro può essere applicato solo su un singolo oggetto, tabella o maschera, e non come le query; e può visualizzare solo record e non campi.
I filtri che si trovano sulla barra degli strumenti sono:
- filtro in base a selezione, che consente di filtrare i dati impostando un solo criterio di ricerca per volta.
- Filtro in base a maschera, che permettere di filtrare i dati impostando più criteri di ricerca contemporaneamente.
Il filtro ad esclusione selezione è possibile impostare il criterio di ricerca per escludere dalla visualizzazione tutti i record che lo contengono.
Il pulsante applica/rimuovi filtro si utilizza per applicare un Filtro in Base a maschera e per rimuovere le diverse tipologie di filtri applicate.
5.4.1.3 Eliminare l’applicazione di un filtro da una tabella, maschera.
Per eliminare il filtro applicato e quindi per ritornare a visualizzare tutti i record memorizzati in tabella o in maschera bisogna operare nel seguente modo:
1. posizionarsi all’interno di qualsiasi campo della tabella o della maschera
2. fare clic sul menu Record e selezionare la voce Rimuovi filtro/Ordina.
Se si chiude la maschera o la tabella in cui si è applicato un filtro, pur confermando il salvataggio delle modifiche , il programma provvederà a rimuoverlo automaticamente.
5.4.2.1 Comprendere che una query viene utilizzata per estrarre e analizzare dei dati.
Il significato di Query deriva dall’inglese interrogazione, e significa interrogare il database e permette di eseguire ricerche ed estrapolazioni sui dati memorizzati nelle tabelle in base a specifici criteri definiti dall’utente.
5.4.2.3 Creare e salvare una query su due tabella usando dei criteri di ricerca assegnati.
Con la creazione di una query avviene mediante una creazione guidata.
1. selezionare la voce Query dalla barra degli Oggetti
2. selezionare la voce creazione mediante creazione guidata
3. selezionare la voce Tabelle/query e nel menu a tendina la tabella dove costruire la query.
4. selezionare i singoli campi facendo clic sul pulsante con una sola freccia, mentre se vogliamo portarli tutti selezioniamo il pulsante con la doppia freccia e fare clic su Avanti.
5. selezionare se creare una query di Dettaglio (visualizza tutti i record) o una query di Riepilogo (selezionare le Opzioni di riepilogo per operare le scelte desiderate) e fare clic su Avanti
6. digitare il nome da assegnare alla Query oppure mantenere quello proposto dal programma. Poi confermare tutto e aprire la query per la visualizzare le informazioni per ottenerla in Visualizzazione Foglio dati oppure per modificare la struttura bisogna aprirla in visualizzazione struttura.
7. fare clic su fine.
5.4.2.4 Aggiungere criteri ad una query utilizzando i seguenti operatori: = (uguale), <>(diverso), <(minore di), <=(minore di o uguale a), >(maggiore di), >=(maggiore di o uguale a ).
Nella query in visualizzazione struttura, si possono impostare criteri in più campi la cui sintassi dipende dal tipo di dato presente nel campo.
Con tipo di dato TESTO il criterio da digitare è una stringa di testo che deve essere scritta esattamente come si presenta in Tabella. Nella stringa di testo possono essere utilizzati i caratteri jolly ?(per rappresentare un solo carattere) e * (per rappresentare un numero infinito di caratteri).
Con tipo di dato NUMERICO o VALUTA il criterio da inserire è il numero stesso che può essere combinato con gli operatori >, <, =, <>, >=, <=. Con tipo di dato Si/No il criterio da inserire è Si(è vero) o no (Falso). È una variabile di tipo booleana. Con tipo di dato DATA il criterio da digitare è la data stessa preceduta e seguita da # che può essere combinato con gli operatori, maggiori, minore, uguale, diverso… . 5.4.2.5 Aggiungere criteri ad una query utilizzando uno o più dei seguenti operatori logici: AND, OR, NOT. Anche questi operatori vengono utilizzati nella visualizzazione struttura nei criteri. And si usa solo e solo se entrambe le condizioni devono essere soddisfatte (vere). Or si usa quando una delle due condizioni deve essere soddisfatta. Not si usa quando viene restituito l’opposto logico della condizione. 5.4.2.6 Utilizzare un carattere jolly in un query: *, %, ? o _ . Nella stringa di testo possono essere utilizzati i caratteri jolly: * per rappresentare un numero infinito di caratteri % è usato in VB ed è l’equivalente in Access dell’ * ? per rappresentare un solo carattere _ corrisponde a uno qualsiasi dei caratteri di un intervallo. È necessario specificare l'intervallo in ordine crescente (dalla a alla z, non dalla z alla a). # corrisponde a qualsiasi carattere numerico 5.4.2.7 Modificare una query: aggiungere, modificare, eliminare dei criteri per modificare una query aggiungendo ulteriori criteri bisogna: 1. fare clic su Query presenti nella barra degli oggetti 2. selezionare la query da modificare e dare clic sul pulsante struttura 3. posizionarsi nella riga Criteri del campo desiderato, e inserire l’ulteriore parametro e dare clic sul pulsante visualizza per ottenere a video il risultato dell’interrogazione. 4. sulla barra degli strumenti fare clic sul pulsante visualizza per tornare alla visualizzazione struttura e impostare eventuali e ulteriori criteri. Per modificare una query eliminando criteri bisogna: 1. fare clic su Query presenti nella barra degli oggetti 2. selezionare la query da modificare e dare clic sul pulsante struttura 3. nella riga criteri del campo desiderato selezionare il parametro da eliminare e premere Canc. 4. fare clic sul pulsante visualizza per mostrare il risultato dell’interrogazione. 5.4.2.8 Modificare una query: aggiungere, eliminare, spostare, nascondere, visualizzare dei campi. Per aggiungere i campi a una query bisogna: 1. aprire la query in visualizzazione Struttura 2. fare doppio clic sul campo della tabella da aggiungere alla interrogazione. Per eliminare i campi da una query bisogna: 1. aprire la query in visualizzazione Struttura 2. posizionare il mouse sul selettore di colonne del campo da eliminare e quando il puntatore assume la forma di una freccia nera verso il basso fare clic per selezionarlo. 3. prendere il tasto Canc oppure dal menu Modifica selezionare la voce Elimina. Spostare campi in una query bisogna: 1. aprire la query in visualizzazione struttura 2. posizionare il mouse sul selettore di colonne del campo da spostare e fare clic per selezionarlo. Se si desidera spostare più campi adiacenti selezionare il primo e trascinare il mouse per espandere la selezione in modo da comprendere anche gli altri. 3. puntare il mouse sul selettore di colonne del campo selezionato, fare clic, trascinare e rilasciare nel punto desiderato. Nascondere, mostrare campi in una query bisogna: quando in una query si inseriscono campi, nella casella di controllo della riga Mostra è presente la spunta che ne determina la presenza in Visualizzazione Foglio dati: affinché il campo venga nascosto, dare clic nella relativa casella di controllo per deselezionarla. Questa operazione si rivela molto utile quando è necessario impostare un criterio di ricerca su un campo, che però non si desidera visualizzare nel risultato della query. 5.4.2.9 Eseguire una query. Ogni volta che si apre una query in visualizzazione Foglio Dati l’interrogazione viene eseguita automaticamente e mostra i risultati. È necessario operare sul pulsante con il punto interrogativo rosso Esegui su visualizza presente sulla barra degli strumenti, e vedere il risultato prima di procedere al salvataggio delle modifiche. 5.5.1.1 Capire che una maschera viene usata per visualizzare e gestire i record. L’inserimento dei dati nelle tabelle avviene spesso attraverso l’uso di maschere che si pongono quale interfaccia fra l’oggetto tabella e l’utente. Le maschere sono utilizzate, oltre che per immettere dati, anche per consultare, ordinare, filtrare o ricercare record presenti in un database. Le maschere si rilevano maggiormente utili quando le tabelle assumono dimensioni notevoli in quando eliminano il disagio di agire di continuo sulla tastiera o sulle barre di scorrimento per aggiungere nuovi record o consultare quelli presenti. 5.5.1.2 Creare e assegnare un nome ad una maschera. Per creare e assegnare un nome ad una maschera occorre seguire attentamente i seguenti passaggi: 1. nella barra degli oggetti selezionare Maschere 2. fare doppio clic su Crea una maschera mediante creazione guidata 3. operare sul pulldown della casella Tabelle/query e selezionare l’oggetto su cui costruire la maschera. 4. selezionare ogni campo da includere nella maschera e per ciascuno fare clic sul pulsante >. Per inserire tutti i campi presenti nella tabella di riferimento fare clic sul pulsante >> senza selezionarli. Fare clic su avanti.
5. scegliere il layout desiderato e fare clic su avanti. ( esistono 2 tipi di layout: tabulare, per visualizzare più record nella stessa videata;foglio dati, per presentare i record in tabella).
6. nell’elenco selezionare lo stile da applicare (società, internazionale, ecc.) e fare clic su avanti.
7. nella casella digitare il nome da assegnare alla maschera, oppure non intervenire per mantenere quello stabilito dal programma.
5.5.1.3 Utilizzare una maschera per inserire i record.
Per inserire i record è facilissimo, basta posizionarsi nelle “celle” che identificano il campo e inserire i valori, se già esistono dei dati fare clic sul pulsante * che sta a indicare la creazione di un nuovo record, ed è situato in fondo alla maschera in visualizzazione.
5.5.1.4 Utilizzare una maschera per eliminare i record.
Per eliminare i record bisogna aprire la maschera andare sul menu modifica e scegliere la voce seleziona tutti i record e sempre su modifica scegliere la voce elimina record.
5.5.1.5 Utilizzare una maschera per inserire, modificare, eliminare dati di un record.
Per inserire record attraverso una maschera:
1. nella barra degli strumenti Oggetti selezionare maschere
2. fare doppio clic sulla maschera desiderata
3. inserire il nuovo record facendo:
- ultimo record ovvero facendo clic sul simbolo *
- da menu inserisci e scegliere la voce Nuovo record
- da menu modifica scegliere Vai /nuovo record
- premere la combinazione di tasti Ctrl e + .
4. nel primo campo digitare il dato e premere da tastiera il tasto Tab o invio per spostarsi al campo successivo.
5. completare l’inserimento di tutti i campi e procedere poi dal punto 3 per creare nuovi record.
Modificare record attraverso una maschera:
1. nella barra degli Oggetti selezionare la voce Maschere
2. fare doppio clic sulla maschera desiderata
3. utilizzando i pulsanti di navigazione, selezionare il contenuto e digitare i
nuovi dati, per registrare la modifica del campo, bisogna andare nel menu
Record e scegliere Salva record. Il salvataggio viene eseguito comunque in
automatico nel momento in cui si passa a un altro record.
Cancellare record attraverso una maschera:
1. nella barra degli Oggetti selezionare la voce Maschere
2. fare doppio clic sulla maschera desiderata
3. utilizzare i pulsanti di navigazione per posizionarsi nel record da eliminare e da menu modifica selezionare elimina record.
4. microsoft access manda un messaggio e facciamo clic su Si per confermare l’eliminazione , che sarà definitiva.
5.5.1.6 Inserire, modificare testo nell’intestazione, piè di pagina di una maschera.
In una maschera è possibile aggiungere nella parte superiore un titolo , mentre nella parte inferiore un’annotazione (numero di pagina, data ecc.) che si presentano in automatico in tutti i record visualizzati.
Per inserire una intestazione o un piè di pagina è necessario operare in visualizzazione struttura. In questa modalità la maschera si presenta come una griglia su cui sono disposti i diversi campi immessi in fase di creazione , ognuno con la relativa casella in cui visualizzare il testo inserito.
Per inserire dati nell’intestazione e nel piè di pagina si procede nello stesso identico modo, ma con un’unica differenza:
l’intestazione è posta in alto e il piè pagina in basso, dopo il corpo della maschera.
1. aprire la maschera in visualizzazione struttura
2. da menu Visualizza scegliere la voce intestazione e piè di pagina
3. il programma attiva la casella degli strumenti
4. posizionare il mouse sulla linea di demarcazione fra Intestazione maschera e Corpo e, quando il puntatore assume la forma di una bacca con una freccia a doppia punta , fare clic e trascinare in basso per mostrare lo spazio in cui inserire l’intestazione.
5. nella barra Casella degli strumenti attivare il pulsante Aa Etichetta , posizionarsi nella zone Intestazione maschera fare clic, tenere premuto e trascinare in diagonale per tracciare l’are, quindi digitare il testo .
fare clic sul pulsante Visualizza per vedere il testo inserito nell’intestazione o nel piè pagina.
5.6.1.1 Capire che il report viene utilizzato per stampare informazioni selezionate da un tabella, query.
Il report è l’oggetto del database preposto alla stampa dei dati. Permetti di presentare il contenuto di tabelle o query con una particolare formattazione e, sui dati presenti, consente di eseguire raggruppamenti e produrre calcoli.
La creazione del report può avvenire seguendo diversi percorsi, che offrono differenti opportunità di personalizzazione.
Nella visualizzazione struttura è possibile modificare la formattazione e le proprietà degli oggetti in esso presenti.
5.6.1.2 Creare e assegnare un nome ad un report basato su una tabella, query.
Creiamo il report mediante una creazione guidata:
1. nella barra degli oggetti selezioniamo Report.
2. fare doppio clic su Crea un report mediante una creazione guidata.
3. operare sul pulldown della casella di riepilogo tabelle/query e selezionare l’oggetto su cui costruire il report.
4. selezionare ogni campo che si desidera includere nel report e per ciascuno fare clic sul pulsante >. Per includere tutti i campi presenti nella tabella di riferimento, senza selezionarli fare clic su >>. Fare clic su avanti.
5. se si desidera raggruppare i record rispetto a un certo campo è necessario selezionarlo nella parte sinistra della finestra e fare clic sul pulsante >. Fare clic su avanti
6. all’interno di ciascun gruppo è possibile ordinare i record in base uno o più campi: fare clic sul pulldown della casella 1 e selezionare il campo desiderato. Fare clic su Avanti
7. scegliere il layout desiderato e fare clic su avanti
8. nell’elenco selezionare lo stile da applicare (società, internazionale, ecc.) e fare clic su avanti
9. nella casella digitare il nome da assegnare al report, oppure non intervenire per lasciare quello proposto dal programma. Fare clic su fine. Si aprirà in automatico la videata del report.
5.6.1.3 Modificare la collocazione dei campi di dati e le intestazioni all’interno di un report.
Se dobbiamo apportare delle modifiche al report perché l’aspetto estetico non ci soddisfa, apriamo il report in visualizzazione struttura.
Con questa modalità possiamo modificare lo stile di formattazione applicata al report.
Su ogni oggetto presente nella griglia è possibile richiamare il comando proprietà che permette di intervenire in modo specifico su ogni caratteristica dell’elemento selezionato.
Per modificare la collocazione dei campi ecco la procedura:
1. aprire il report in visualizzazione struttura
2. nella zona dell’intestazione di pagina sono presenti le etichette delle intestazioni dei campi; fare clic sull’etichetta che si desidera modificare.
3. da menu visualizza scegliere la voce Proprietà
4. nella scheda formato posizionarsi nella casella delle proprietà da modificare, apportare le correzioni desiderate(larghezza, posizioni decimali..) e fare clic sul pulsante chiudi.
5. nella zona corpo sono presenti le caselle di testo dei campi : fare clic sul campo da modificare.
6. da menu visualizza scegliere proprietà , nella scheda Formato posizionarsi nella casella delle proprietà da modificare e anche qui apportare le correzioni desiderate.
5.6.1.4 Presentare campi specifici in un report raggruppati per somma, minimo, massimo, media, conteggio, con punti di interruzione adeguati.
Access offre l’opportunità di eseguire dei calcoli nel piè di pagina di ogni gruppo creato.
Per presentare la somma di valori memorizzati in un campo:
1. aprire il report in visualizzazione struttura
2. fare clic sul pulsante posto nella barra degli strumenti, raggruppamento e ordinamento
3. posizionarsi nel campo in cui è stato impostato il raggruppamento e nelle Proprietà gruppo operare sul pulldown della casella Piè di pagina e selezionare Si: nel report viene creata l’area Piè di pagina.
4. nella Casella degli strumenti fare clic sul comando etichetta, posizionarsi nel Piè di Pagina, e tenere premuto e trascinare per creare l’area in cui ottenere i risultati.
5. modificare il titolo che l’etichetta riporta, in quanto access fornisce un nome, posizionarsi e selezionare il testo , e digitare una breve descrizione di quello che sarà il suo contenuto della casella di testo presente alla sua destra con la scritta “non associato”.
6. selezionare la casella di testo Non associato e fare clic sulle proprietà dal pulsante presente nella barra degli strumenti.
7. nella scheda Dati posizionarsi nella casella Origine controllo, digitare la sintassi dell’operazione = Somma ([variabile]), dove: somma sta a indicare l’operazione da eseguire e variabile il nome del campo che contiene i dati oggetto del calcolo; chiudere la finestra.
8. attivare l’anteprima di stampa per vedere il risultato.
Presentare ilo valore minimo memorizzato in un campo:
1. ripetere tutti i passaggi fino al punto 6 dell’operazione sopra svolta.
2. selezionare la casella di testo Non associato e da menu Visualizza /proprietà; nella scheda Dati posizionarsi nella casella Origine controllo, digitare la sintassi dell’operazione = Min ([variabile]) per estrapolare, il ogni raggruppamento, il minore.
3. attivare l’anteprima di stampa
presentare il massimo valore memorizzato in un campo:
1. ripetere tutti i passaggi fino al punto 6.
2. selezionare la casella di testo Non associato e da menu Visualizza /proprietà; nella scheda Dati posizionarsi nella casella Origine controllo, digitare la sintassi dell’operazione = Max([variabile]) per estrapolare, il ogni raggruppamento, il maggiore.
3. Attivare l’anteprima di stampa
presentare il valore medio fra quelli contenuti in un campo:
1. ripetere tutti le operazioni descritte fino al passaggio 6
2. selezionare la casella di testo Non associato e da menu Visualizza /proprietà; nella scheda Dati posizionarsi nella casella Origine controllo, digitare la sintassi dell’operazione = Media([variabile]) per calcolare, in ogni raggruppamento, il costo medio.
3. attivare l’anteprima di stampa
presentare il numero di record presenti in un gruppo:
1. ripetere tutte le operazioni descritte fino al passaggio 6
2. selezionare la casella di testo Non associato e da menu Visualizza /proprietà; nella scheda Dati posizionarsi nella casella Origine controllo, digitare la sintassi dell’operazione = Conteggio([variabile]) per contare il numero di record presenti in un raggruppamento.
3. attivare l’anteprima di stampa
5.6.1.5 Inserire, modificare il testo nell’intestazione, piè di pagina di un
Report.
A un report è possibile aggiungere un’intestazione e un piè di pagina che si presenta in automatico sia in visualizzazione , sia nella stampa.
Per inserire l’intestazione e il piè pagina è necessario operare in visualizzazione struttura.
Per inserire l’intestazione :
1. selezionare il report da modificare e aprirlo in visualizzazione struttura.
2. da menu Visualizza scegliere Int./piè di pagina report
3. nella barra Casella degli strumenti attivare il pulsante etichetta Aa, posizionarsi nella zona intestazione report,fare clic, e trascinare in diagonale per tracciare l’area e digitare il testo.
Per inserire il piè pagina:
1. selezionare il report da modificare e aprirlo in visualizzazione struttura.
2. da menu Visualizza scegliere Int./piè di pagina report
3. nella barra Casella degli strumenti attivare il pulsante etichetta Aa, posizionarsi nella zona piè di pagina report,fare clic, e trascinare in diagonale per tracciare l’area e digitare il testo.
4. fare clic sul pulsante visualizza per passare in Anteprima di stampa e vedere il testo inserito così come sarà stampato.
Per modificare il testo nell’intestazione e nel piè di pagina di un report bisogna:
1. aprire il report da modificare in visualizzazione struttura e
2. dare clic sull’etichetta presente nell’area intestazione report o piè di pagina report , per selezionarla.
3. posizionare il cursore all’interno dell’etichetta, selezionare il testo da modificare e digitare quello desiderato.
4. fare clic sul pulsante visualizza per passare all’anteprima di Stampa per vedere il testo inserito cos’ come si presenterà nel report.
5.6.1.6 Esportare una tabella, il risultato di una query in formato foglio di calcolo, testo (.txt,.cvs), XML all’interno di un’unità disco.
Per esportare dati da una tabella( o da una query):
1. dalla finestra del database selezionare Tabelle e quindi la tabella da esportare.
2. dal menu file scegliere esporta..
3. nel programma di esportazione guidata scegliere file di testo e quindi Esporta..
4. il programma di esportazione permette di sceglie tra due formati di file di testo: con campi separati da un delimitatore, oppure con campi a larghezza fissa e, in una successiva finestra, richiede di precisare il carattere da adottare come separatore dei campi e il qualificatore di testo.
5. al termine della procedura il file di testo viene creato nella directory e con il nome precisati.
La procedura guidata per esportare i dati in Excel richiede di precisare, oltre al formato dei dati, solo il nome del file e della directory nella quale salvare il file esportato.
5.6.2.1 Modificare l’orientamento(verticale, orizzontale) di una tabella, maschera, risultato di una query, report. Modificare le dimensioni della carta.
Da menu file scegliere imposta pagina e attivare la scheda pagina.
Nella zona orientamento dare clic sull’opzione desiderata (orizzontale o verticale)
Nell’are foglio fare clic sul pulldown della casella dimensioni e scegliere il formato di carta che si decide utilizzare. E infine fare clic su OK.
5.6.2.2. Stampare una pagina, record selezionato/selezionati, tabella completa.
In una tabella è possibile stampare alcune pagine, singoli record, o tutte le pagine.
Per stampare una pagina di una tabella bisogna procedere nel seguente modo:
1. selezionare e aprire la tabella cui si desidera stampare alcune pagine.
2. da menu file scegliere Stampa
3. Nell’area intervallo Stampa fare clic sul pulsante di opzione pagine, nella casella DA digitare la prima pagina dell’intervallo di stampa e nella casella A l’ultima. Nell’area copie operare sui pulsanti della casella numero di copie per specificare il numero desiderato. Se richiesta la stampa di più copie, la presenza della spunta Fascicola permette di ottenere la serie successive di pagine per ogni copia richiesta.
4. fare clic sul pulsante imposta nelle caselle della scheda margine, selezionare i valori presenti e sostituirli con quelli desiderati.
5. per non ottenere nella stampa le intestazioni presenti nella tabella, deselezionare la casella di controllo intestazioni e confermare con OK.
6. nella finestra stampa fare clic su OK per attivarne il processo.
Per stampare uno o più record bisogna:
1. aprire la tabella di cui si desidera stampare solo alcuni record
2. fare clic sul selettore del primo record da stampare e trascinare verso il basso per espandere la selezione fino a comprendere tutti i record desiderati
3. da menu file scegliere stampa e nella zona intervallo di Stampa dare clic sul pulsante di opzione Record selezionato/i.
4. fare clic su OK per confermare le scelte e avviare il processo di stampa.
Per stampare tutto bisogna :
1. aprire la tabella di cui si desidera stampare solo alcuni record
2. menu file scegliere stampa
3. fare clic su OK
